La multitarea implica realizar al menos dos tareas al mismo tiempo, y esto -según artículo de Psychology Today- solo ocurre si se cumplen dos condiciones:

 

  1. al menos una de las tareas está tan bien incorporada y aprendida que es automática, es decir no requiere un esfuerzo mental realizarla (caminar, poner los cambios en el auto cuando uno tiene práctica, etc)

  2. las tareas a realizar pertenecen a distintos tipos de procesamiento, por ejemplo podemos leer y escuchar música clásica. Esto se debe por que la lectura y la música instrumental van por distintos sectores cerebrales. En cambio, si escucháramos música donde la letra requiere ser comprendida no podríamos prestar atención a la letra y la lectura al mismo tiempo.

 

En resúmen, la multitarea real en la vida cotidiana no es posible. Uno realmente no puede estar realizando dos tareas que requieren esfuerzo mental al mismo tiempo. Lo que sucede en la práctica es que realizamos tareas en serie, es decir una a continuación de otra y en muchos casos conmutamos rápidamente de una para otra y esto nos da la sensación de hacerlas al mismo tiempo, esta situación de conmutación veloz es agotador y es habitualmente lo que nos lleva al stress. No solo stress, sino que según la PNAS (Proceedings of the National Academy of Sciences) esta conmutación a parte de agotarnos nos hace más ineficientes que si realizáramos las tareas en su totalidad una a continuación de la otra. Como ejemplo, un funcionario que verifica su correo electrónico sistemáticamente cada X minutos deteniendo lo que está realizando en ese momento rendirá menos que otro que lo verifica cada mayor período de tiempo y puede  entre medio finalizar las tareas que está realizando.

 

¿Cómo entrenar el cerebro para cambiar esta pseudo-multitarea agotadora?: Ordenandolo

 

Todo el tiempo estamos manteniendo una super lista de tareas a realizar en nuestra cabeza y procesandolas todas al mismo tiempo intentando avanzar lo más rápido posible es decir estamos intentando ejecutarlas en multitarea aunque como ya vimos anteriormente esto no es posible. En palabras de David Allen “.....nuestra cabeza es para tener ideas no para mantenerlas allí todo el tiempo”

 

Originalmente publicado en 1956, Geroge Miller hablaba del número mágico 7 mas/menos 2.  Es una teoría compleja e interesante que sigue siendo válida, en resúmen lo que establece es que nuestro cerebro solo puede mantener 7 mas menos 2 ideas al mismo tiempo, el problema no es que solo son 7, sino que nuestro cerebro no distingue qué ideas son más importantes que otras.  Es habitual que suceda tener 7 pensamientos  importantes que ya no están siendo atendidos por qué fueron desplazados por otros 7 totalmente intrascendentes como por ejemplo intentar recordar el título de una canción.

 

 

Creemos el hábito de descansar nuestra mente

 

Para lograrlo, debemos simplemente incorporar la costumbre de bajar a un medio que no sea nuestra mente esas ideas/pensamientos que nos estan consumiendo recursos de nuestro cerebro. Podemos “bajarlas” a un cuaderno que llevamos a todos lados u hoy utilizando la tecnología simplemente podemos anotar en nuestra lista de tareas a realizar todo aquello que se nos viene a la mente pero no es el momento de ejecutarlo. La idea es simple: no sobrecargar el cerebro en aquello que no es el momento de ejecutar, después de todo solo podremos manejar mentalmente una lista de  7 mas/menos 2 tareas.

 

En distintas instancias de coaching, me he encontrado con personas que -vinculado a lo laboral- no descansan bien, están en sus casas y no pueden sacarse el trabajo de encima, están física y mentalmente agotados reteniendo un sin fin de complejidades y tareas en sus cabezas.

Este método simple, de dejar descansar nuestro cerebro desagotando y ordenandolo mediante bajar a una lista fuera de nuestro cerebro da paz y permite dar foco cuando es el momento, distendernos con la tranquilidad de que no debemos retener con un esfuerzo grande en nuestra cabeza sino sabiendo que ya está registrado en otro lado para ser procesando cuando llegue el momento.

 

Sólo resta incorporarlo y disfrutar de los beneficios de ser más productivos estando menos agotados.

 

Diego A. Canavesi

Mayo/2016

 

Comencemos con una historia adaptada al estilo Uruguayo


Dos amigos iban caminando por una calle cuando uno de ellos visualizo dos naranjas en una casa mas adelante. Entonces comenzó a correr -de forma de sacarle ventaja a su amigo- y por detrás de una reja intento acceder a esas dos naranjas. El era mas pequeño y al tener brazos cortos no lograba llegar para obtenerla. El amigo que había quedado detrás se acerca, estira su brazo (era dos años mas grande) y llega a las dos naranjas.
Quien no había llegado le reclama que esas naranjas le pertenecen por que las vio primero a lo que el otro le increpa que las vio pero no pudo obtenerlas.

Esto traspolado al mundo de negocios es algo habitual donde existen múltiple posturas de quien debe quedarse con las naranjas. pero, ¿qué sería una solución que entendemos justa en este caso ?

Es inevitable en lo cotidiano pensar en una solución "salomónica" done cada amigo se quede con una naranja y así lo resolvieron.

El cuento sigue, los amigos molestos se separan en distintos caminos. Un amigo pela su naranja, tira la cáscara y se come la pulpa.

El otro amigo, corta su naranja a la mitad, quita la pulpa y se queda con las cascaras para utilizarla como barquitos en un charco que se había armado.

La solución planteada como "justa" fue al final algo que no resulto bueno para ninguno de los dos: el que quería comerla comió sola una tirando la cascara y el que quería jugar solo obtuvo dos barquitos tirando la pulpa pudiendo obtener cuatro.

En la negociación estilo Harvard el concepto más importante - a mi entender - es el de NO negociar desde la posición sino desde entender el "para que" o "por que". Si alguno de los dos amigos hubiera consultado al otro para que quería la naranja en lugar de ponerse duro con su posición de si era mas importante quien la vio primero o quien pudo finalmente obtenerla; hubieran ganado los dos.

Resumen super-resumido para tener presente sobre la negociación estilo Harvard:

1. Personas: Separemos a las personas del problema a laudar/negociar

Las personas somos emotivas, tenemos con frecuencia percepciones diferentes y nos cuesta trabajo comunicarnos de forma clara. Por lo general, las emociones se entremezclan con los objetivos del problema. La toma de posiciones acentúa ese problema, porque los egos o parte consciente de las personas se identifican con sus posiciones.

2. Intereses: Pongamos foco en los intereses, no en las posiciones.

Dado que el objeto de la negociación es satisfacer los intereses de las partes, hay que evitar concentrarse en las posiciones. Con frecuencia, centrarse en una posición oscurece lo que realmente se quiere. Llegar a un compromiso entre posiciones, probablemente no producirá un acuerdo que tenga en cuenta efectivamente las necesidades que llevaron a las personas a adoptar esas posiciones.

3. Opciones: Generemos distintas alternativas

Bajo presión es mucho más difícil encontrar soluciones alternativas. Estas limitaciones pueden contrarrestarse reservando un tiempo dentro del cual pueda pensarse en una amplia gama de soluciones posibles que favorezcan los intereses compartidos y que concilien creatívamente los diferentes intereses.